Die Arbeitswelt hat sich 2020 stark verändert. Wo es möglich ist, wird auf Remote-Arbeit umgestellt. Auch immer mehr Firmen müssen sich der veränderten Situation anpassen und ihre Digitalisierung vorantreiben. Doch kann die Bewerkstelligung eines Digitalprojekts auch komplett remote funktionieren?
Aus Erfahrungen lernen
Für E-Commerce-Agenturen ist die Remote-Arbeit nicht fremd. Wir von netz98 setzen schon länger auf das Prinzip der standortunabhängigen Zusammenarbeit. Die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice sowie flexible Arbeitszeiten gehören zum Arbeitsalltag der Agentur. Alleine schon durch die Verteilung der Mitarbeiter auf insgesamt fünf Standorte sind wir es gewohnt, als Team auch remote produktiv zu sein. Neben Chatprogrammen erleichtert vor allem die Videotelefonie via Zoom, Teams oder Skype das Teamwork und macht auch kurze Absprachen möglich. Aus der mittlerweile jahrelangen Praxis der digitalen Zusammenarbeit konnten wir einige Learnings für die Arbeit mit unseren Kunden ziehen. So spielen Videomeetings bei der digitalen Zusammenarbeit sowohl unter Kollegen als auch mit Kunden eine besonders wichtige Rolle. Diese bieten die Möglichkeit, Mimik und Gestik des virtuellen Gegenübers zu erkennen und auch kommunikative Signale und Zwischentöne gehen nicht verloren – ein echter Pluspunkt gegenüber dem gewöhnlichen Mailverkehr.
Vor- und Nachteile der Remote-Zusammenarbeit
Da die eigentlichen Präsenzmeetings erst einmal ausgesetzt wurden, musste eine neue Form der Projektzusammenarbeit mit dem Kunden gefunden werden, die trotz Distanz funktioniert. Dabei hat die Remote-Arbeit mit dem Kunden sowohl Vor-als auch Nachteile. Ein echter Vorteil besteht darin, dass die Arbeit von überall aus ausgeführt werden kann. Da sich die Projektbeteiligten nicht mehr Vor-Ort beim Kunden oder in der Agentur treffen, spart das neben Zeit auch die nötigen Mobilitäts- sowie eventuelle Übernachtungskosten. Dazu können spontaner Termine vereinbart werden.
Demgegenüber steht der Verlust der „persönlichen Note“. Auch wenn die Videotelefonie einem echten Zusammentreffen nahekommt, kann diese ein persönliches Treffen nicht vollends ersetzen. Gerade dann, wenn es sich um ein erstes Projekt handelt, ist es wichtig, dass alle Parteien ihre Kameras bei der Videotelefonie anschalten, damit sich der Kunde und die Agentur in die Augen schauen und kennenlernen können. Zudem empfiehlt sich, neben dem Sachaustausch zu Beginn der Webmeetings, einige persönliche Worte zu wechseln. Denn digital muss nicht gleich unpersönlich bedeuten und uns als E-Commerce-Agentur ist es ein besonderes Anliegen, dass wir mit unseren Kunden auf einer Wellenlänge sind.
Remote-Workshops
Workshop ist nicht gleich Workshop. Jeder wird individuell auf den Kunden angepasst und lange im Voraus geplant, denn gerade bei Digitalprojekten sind sie unerlässlich. Schließlich kann eine unzureichende Abstimmung mit dem Kunden aufgrund zu weniger Workshops Projekte verlangsamen oder im schlimmsten Fall sogar stoppen. Auch wir mussten unsere Workshops mit Kunden und Neukunden umstellen, denn die Inhalte einer Präsenzveranstaltung können nicht 1:1 für einen Remote-Workshop übertragen werden. So verhält sich die Aufnahmekapazität der Teilnehmer anders als bei einem Vor-Ort-Termin. Die digitale Aufnahmekapazität ist geringer. Deshalb darf ein virtueller Workshop nicht zu lange angesetzt werden, muss abwechslungsreich und interaktiv gestaltet sein und sollte mehrere Pausen beinhalten.
Werden diese Faktoren beachtet, steht dem Zusammentreffen am „virtuellen Tisch“ nichts entgegen – im Gegenteil. Da sich bei einem Remote-Workshop alle Teilnehmer an einem PC oder einem mobilen Endgerät mit Internetverbindung befinden, können neue Interaktionsmöglichkeiten geschaffen werden. Wie diese aussehen könnten, zeigt sich am besten an einem Beispiel.
Beispiel eines Remote-Persona-Workshops
Gerade zu Beginn eines Projekts werden Personas, also archetypische Nutzer, die Ziele und Bedürfnisse der Zielgruppe repräsentieren, meist in einem Workshop definiert. Genau wie bei einem Workshop Vor-Ort können nach einer kurzen Vorstellungsrunde Gruppen eingeteilt werden. Diese treffen sich in separaten, virtuellen Arbeitsräumen und erstellen gemeinsam ein Profil samt Charaktereigenschaften. Dazu können sie nach Bildern in der Bildersuche recherchieren, um so ihrer Persona ein Gesicht zu geben – ein Vorteil gegenüber einem Workshop Vor-Ort. Anschließend treffen sich alle Gruppen wieder in der gemeinsamen Videosession und erstellen zusammen ein digitales Poster mit ihren Personas. Dadurch, dass alles bereits digital erarbeitet wurde, erleichtert sich auch die Nachbereitung des Workshops, da Poster nicht erst abfotografiert und digitalisiert werden müssen, um später jedem zur Verfügung zu stehen.
Auch ähnliche Workshops, z.B. zu den Anforderungen potentieller Neukunden haben wir bereits erfolgreich online umgesetzt. Dabei schafft die Online-Zusammenarbeit eine Fokussierung, die in der Kürze der Zeit gute Ergebnisse liefert und neue Erfahrungen ermöglicht.
Entwicklung neuer, digitaler Formate
Nicht nur Workshops bekommen in digitaler Form einen neuen Anstrich. Gerade in diesem Jahr, in dem Messen und andere Präsenzveranstaltungen abgesagt werden mussten, war es wichtig, neue Formate zu entwickeln. So bieten beispielsweise digitale Events neue Möglichkeiten der Kundenansprache sowie der Informationsvermittlung.
Mit der eCom|xperience haben wir in Anlehnung an unser Print Magazin eCOM|MAG ein Live-Format geschaffen, das vor allem von der Interaktion mit unseren Kunden lebt. Damit möchten wir parallel zu unserem tagtäglichen operativen Business den engen Austausch mit unseren Kunden weiter stärken und diese zu aktuellen E-Commerce und Digitalisierungs-Themen informieren sowie für neue Themen und Ansätze inspirieren. Bei dem Event, das alle drei bis vier Monate online stattfindet, laden wir alle unsere Kunden und Interessenten ein. Die Themen werden nach den Gesichtspunkten Innovation/Aktualität, netz98 Expertenwissen sowie der Generierung konkreter Mehrwerte für unsere Kunden ausgewählt. Im Gegensatz zu einer rein monologartigen Vortragsreihe setzen wir bei der Informationsvermittlung auf unterhaltsame Formatelemente wie Interviews, Live-Demos, Diskussionen und Fragerunden.
Auch ein Usability-Test wurde gemeinsam mit einem Kunden online durchgeführt, der neue Erkenntnisse brachte, an welchen Stellen der Onlineshop noch optimiert werden könnte. Vom Usability-Test profitierte nicht nur der Shopbetreiber, sondern auch unsere anderen Kunden hatten die Möglichkeit entscheidende Schlüsse für ihre Plattform zu sammeln. Denn bei der eCom|xperience lernen unsere Kunden nicht nur die netz98-Mitarbeiter und deren Expertenwissen kennen, sondern können sich auch direkt mit anderen Kunden über ihre Erfahrungen und aktuelle Projekte austauschen.
Digitalprojekte: Remote oder doch lieber klassisch analog?
Natürlich ist ein persönliches Kennenlernen gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit schön. Jedoch sollten die momentanen Einschränkungen kein Grund sein, nicht mit einem gemeinsamen Projekt zu starten. Die meisten unserer laufenden Projekte konnten wir glücklicherweise ohne große Einschränkungen wie geplant fortsetzen. Unsere Erfahrungen der letzten Monate haben gezeigt: Digitalprojekte funktionieren durchaus auch komplett remote. Dabei ist nicht entscheidend, wo sich die Projektteilnehmer befinden, sondern dass sie als Team auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Wichtig ist, nicht an starren Prinzipen festzuhalten und bestehende Formate wie z.B. Workshops zu hinterfragen und gemeinsam mit den Kunden neu auszurichten. Zudem bieten aktuellen Begebenheiten die Möglichkeit, neue kundenzentrierte Formate zu entwickeln und diese zu etablieren.
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