Gewohnheitstiere und andere Hindernisse im Change Management

Die Digitale Transformation in Unternehmen bringt Veränderungen mit sich. Diese werden von den Mitarbeitern nicht selten als tiefgreifender Umbruch erlebt. Mit verschiedenen Vorgehensweisen und Methoden können die Akzeptanz und die Motivation verstärkt werden, damit ein Change Prozess nicht zum Desaster wird.

Was ist Change Management?

Unter Change Management (zu Deutsch Veränderungsmanagement) versteht man Maßnahmen und Tätigkeiten, die umfassende und weitreichende Veränderungen mit sich bringen, um neue Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen in einer Organisation zu etablieren. Diese Veränderungen reichen von der strategischen Neuausrichtung, über die Einführung neuer Software bis hin zur Weiterentwicklung der einzelnen Mitarbeiter. Für die Zielerreichung werden verschiedene Methoden und Instrumente angewandt. Das Management des Veränderungsprozesses sollte geplant, kommunikativ und zielgerichtet erfolgen.

Modelle geben einen Handlungsrahmen vor

Ein Change Prozess braucht eine Struktur und klare Umrisse. Die folgend vorgestellten Modelle unterstützen bei der Planung, Realisierung, Reflektion und Stabilisierung. Dies dient dazu, Zwischenziele zu benennen, Schritt für Schritt voranzugehen, Erreichtes zu betrachten und Entscheidungen herbeizuführen. Hier gilt es nicht, sich strikt nach einem einzelnen Modell zu richten, und vor allem können – egal welches Modell angewandt wird – wieder Schritte zurückgegangen werden; der Ablauf einer Veränderung ist nicht unbedingt linear.

3-Phasen-Modell von Lewin

Lewin hat bereits 1947 ein 3-Phasen-Modell für Veränderungsprozesse erarbeitet. Das Thema ist also nicht neu und basiert auch nicht auf Unternehmertum – es kann auf viele soziale und kulturelle Bereiche angewendet werden. Er untergliedert den Change Prozess in drei Stufen:

1. Auftauen
   In der ersten Phase dieses Modells geht es um den Aufbau und die Festlegung von Zielen. Strategie und Vision werden entwickelt und kommuniziert. Um die Bereitschaft der Mitarbeiter zu erhöhen mitzuziehen, können diese bei der Entwicklung einbezogen werden.
2. Bewegen
   In der zweiten Phase wird gehandelt. Dieses Handeln wird durchgängig analysiert und die Handlungen immer wieder reflektiert und optimiert. Erste kurzfristige Erfolge werden sicht- und spürbar.
3. Einfrieren
   Am Ende erfolgt die Eingewöhnungsphase in die neue Situation. Diese wird dabei weiter stabilisiert. Die Veränderung wird in dem Unternehmen / in der Unternehmenskultur verankert.

8-Phasen-Modell von John P. Kotter

Das ausführlichere 8-Phasen-Modell von John P. Kotter ist etwas zeitgemäßer. Denn unter dem stetigen Optimierungs- und Wettbewerbsdruck fallen die Phasen des „Einfrierens“ kurz aus oder komplett weg. Flexibilität und Agilität werden zum Bestandteil der Unternehmenskultur.

Das Modell wird oftmals kritisiert, weil es einen „top-down“ Ansatz verfolgt und nur wenig Spielräume zulässt. Daher haben wir hier eine bereits angepasste/modernisierte Abbildung gewählt, die Raum für Abweichungen und Anpassungen zulässt. Die acht Stufen sind hier kurz und kompakt aufgeführt:

5-Phasen-Modell nach Krüger

Das 5-Phasen-Modell nach Krüger setzt sich aus fünf Stufen zusammen:

1. Die Initialisierung
2. Die Konzeption
3. Die Mobilisierung
4. Die Umsetzung
5. Die Verstetigung

Dieses Modell gilt als Weiterentwicklung des acht-stufigen Kotter-Modells. Es lässt am meisten Flexibilität zu, stellt den Mitarbeiter und seine Motivation in den Vordergrund, und auch Rückschritte lassen sich hiermit erklären. Da es ein Modell ist, das weit verbreitet ist und Anwendung findet, möchten wir es hier nicht unerwähnt lassen, vertiefen es aber an dieser Stelle nicht.

Flexibilität ist die grundlegende Anforderung an das Unternehmen und die Mitarbeiter

– Ralf Mager, CDO, LODENFREY

Change Management in Unternehmen

In vielen Unternehmen gelten noch Grundwerte wie Beständigkeit und Kontinuität. Diese gilt es in Einklang zu bringen mit dem Druck, sich zu verändern, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Gerade im digitalen Zeitalter, unter Betrachtung des technologischen Fortschritts und der Globalisierung ist es wichtiger denn je, sich zu wandeln, um konkurrenzfähig zu bleiben oder auch zu wachsen. Wer heute noch auf ausschließlich analoge Bestellwege setzt, wird über kurz oder lang verlieren. Es gilt Automatisierungen einzuführen, den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden, modern bzw. fortschrittlich zu denken – der Konkurrenz immer einen Schritt voraus.

Was passiert, wenn Veränderungen angekündigt werden?

Wir Menschen sind Gewohnheitstiere. „Veränderungen? Nein, danke.“ Das ist vermutlich sehr häufig der erste Gedanke, die erste Reaktion, wenn unser Gegenüber eine Veränderung vorschlägt. Wir reagieren mit Skepsis, gar Ablehnung. Häufig laufen die Reaktionen in sieben Phasen ab:

1. Schock: Die Veränderung wird aus emotionalen Gründen abgelehnt. Die Mitarbeiter schwanken zwischen Unverständnis und Angst, sie sind schlichtweg überfordert.
2. Ablehnung: Die Veränderung wird mit rationalen Argumenten angezweifelt und ganz bewusst abgelehnt. Dahinter steckt weiterhin die Angst vor dem Verlust der vertrauten Arbeitsumgebung.
3. Einsicht: Die Mitarbeiter realisieren, dass die Veränderung nicht zu umgehen ist, und die Sinnhaftigkeit der Veränderung wird erstmals in Betracht gezogen. Diese rationale Entscheidung bringt aber noch nicht die Bereitschaft zur persönlichen Veränderung mit sich.
4. Emotionale Akzeptanz: Dies ist der Wendepunkt und der entscheidende Schritt. Alte Verhaltensweisen werden verlassen, es erfolgt eine produktive Neuorientierung.
5. Lernen: Die Veränderung wird aktiv angegangen, es wird ausprobiert und aus Fehlern gelernt.
6. Erkenntnis: Erste positive Effekte resultieren aus dem Change Management. Die Mitarbeiter werden neugierig.
7. Integration: Schließlich führen die positiven Resultate dazu, dass die Veränderung im Arbeitsalltag ankommt und von den Mitarbeitern als selbstverständlich angenommen wird.

Was bedeutet das für die Unternehmensführung?

Wenn die Unternehmensführung nicht mit gutem Beispiel vorangeht, ist ein Veränderungsprozess zum Scheitern verurteilt. Der Vorgesetzte wird zum Coach und vermittelt den Mitarbeitern ein Gefühl von Sicherheit. Eigenschaften wie Bescheidenheit, Anpassungsfähigkeit, Engagement, visionäre Vorstellungskraft sind unabkömmlich. Die Motivation aufrechthalten und laufend Orientierung mitgeben sind ebenfalls zwei wichtige Erfolgsfaktoren für den Change Prozess. Außerdem tut der Vorgesetzte alles dafür, dass die Mitarbeiter effektiv arbeiten können.

Wie kann der Abwehrhaltung vorgebeugt werden?

Die Gefühlslage der Mitarbeiter sollte berücksichtigt werden. Die Kollegen sollten während des gesamten Change Management Prozesses mitgenommen werden. Wird eine neue Software eingeführt, können Testgruppen gebildet werden, die rechtzeitige Schulung der Mitarbeiter ist unabdingbar. Damit wird Sicherheit im Umgang mit der neuen Software hervorgerufen und die Akzeptanz erhöht. Veränderungen können erfolgreich werden, wenn:

• die Mitarbeiter wissen, warum sie sich verändern sollen und damit einverstanden sind,
• die Mitarbeiter das Wissen und die Fähigkeiten erhalten, die Führungskräfte und Kollegen sich ebenfalls auf die neue Weise verhalten,
• und die Mitarbeiter die passenden Werkzeuge an die Hand bekommen.

Das Wichtigste: Kommunikation

Nach Niklas Luhmann (8. Dezember 1927 in Lüneburg; † 6. November 1998 in Oerlinghausen; deutscher Soziologe und Gesellschaftstheoretiker) ist ein Unternehmen ein System, das durch den immerwährenden Austausch seiner Mitglieder am Leben erhalten wird. Die Kommunikation ist natürlich nicht nur in Veränderungsprozessen wichtig, sondern im Allgemeinen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur über den Change, sondern beziehen Sie sie am besten auch mit ein – fordern Sie sie auf, sich aktiv daran zu beteiligen. Informieren Sie sie über den gesamten Prozess hinweg; das zeugt von Wertschätzung und fördert das Vertrauen.

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Bilder: netz98